本文摘要：本篇文章是由 《中國衛生標準管理》 發表的一篇關于醫院管理的論文，是經新聞出版總署批準，由中華人民共和國衛生部主管的我國衛生標準領域唯一公開出版發行的學術性期刊。雜志目前為雙月刊，于2010年3月25日正式創刊。 【摘要】對于病案來說，重要的是盡快
本篇文章是由《中國衛生標準管理》發表的一篇關于醫院管理的論文，是經新聞出版總署批準，由中華人民共和國衛生部主管的我國衛生標準領域唯一公開出版發行的學術性期刊。雜志目前為雙月刊，于2010年3月25日正式創刊。
【摘要】對于病案來說，重要的是盡快有一個識別標志，即病案號。收集病人身份證明資料及分派病案號是對每位住院或就診的病人做的第一步工作，也是以后獲得恰當的病人身份證明資料的唯一途徑。病案采取編號管理是對資料進行有效管理的最為簡捷的方法。
【關鍵詞】病案 編號 工作流程
一 編號的方法
(一)系列編號
這種方法是病人每住院一次或門診病人每就診一次就給一個新號，即每次都將病人作為新病人對待，發給一個新號，建立新的病人姓名索引和新的病案，并與該病人以前的病案分別存放。此種方法當病人住院次數越多時，其資料就越分散。
(二)單一編號
方法：在每位病人第一次來院就診時，不管是住院、看急診或門診，就要發給一個唯一的識別號，即病案號。
采用這種方法不論病人在門診、急診或住院治療多少次，都用這一個號。這種方法的特點是：每個病人只有一個病案號，一張病人姓名索引卡，病人所有的資料都集中在一份病案內。這些資料可以是來源于不同時期、不同診室和病房。如果不是單一病案也可以使用單一編號系統將分散放置的病案聯系起來。
(三)系列單一編號
它是系列編號和單一編號的組合。
方法：病人每就診一次或住院一次，都發給一個新號，但每次都將舊號并入新號內，最終只有一個編號。
此種方法在歸檔或查找時，需在消除的原病案號的位置上設一指引卡，以表示病案最終所處的位置，因此病人越是反復就醫，病案架上的指引卡也越多，且病人姓名索引的資料也要不斷的修正。
二 號碼的類型
(一)直接數字順序編號
方法：按阿拉伯數字的順序從0開始，按時間發展分派號碼。
系列編號和單一編號系統均采用這種發號方法。
直接數字編號的類型，一般都認為比較好，用的也較廣泛。
(二)其他編號類型
1.字母-數字編號 這種方法是將數字與字母結合起來使用。優點是可以用于大容量的編號。例如：用AA 99 99代替99 99 99。
我國有些醫院曾采用過此種編號方法。當編號發展到十萬時，就更換字母，有人將此稱為“十萬號制法”。其目的是想將號碼控制在五位數，但實際上加上字母后的號碼仍為六位數。由于病案數量發展快，字母就更換得頻繁，使用上造成諸多不便。其缺點：
(1)各類醫務人員在使用病案號時難免寫錯或漏寫字母。如醫師的處方、病案記錄、各實驗室檢查申請單和報告單、各種申請書、護理記錄等需要書寫病案號者。
(2)病人不注意病案號中的字母，往往只記得數字編號，因而其提供的查找病案的號碼常是錯誤的。
2.關系編號 關系編號是指其部分或全部號碼在某種意義上與病人有關。如采用出生日期8個數字中的后6個數字，再加上表示性別的數字(奇數表示男性，偶數表示女性)、表示地區編碼的數字及2～3個或更多的數字作 為順序號以區別生日相同者。
例如：70 08 30 1 09 2
年 月 日 性別 順序號 地區碼
在計算機系統中，除此以外還應有1～2個校驗值。
亦有采用國家身份證號碼作為病案號的。
使用關系編號的優點：
(1)病案號上內含一些與病人有關的信息(性別、年齡、出生日期)，使病人容易記憶，如果在檢索病人姓名索引發生困難時(拼錯姓名、同名同性別)，根據出生日期或其他相關信息就可以找到病案。
(2)可以較好地鑒別病人。
使用關系編號的缺點：
(1)由于號碼較長，增加了記錄錯誤的機會，特別是在非自動化系統中。
(2)數字的容量有限，因為使用的出生日期的最大數字是31，月份的最大數字是12，只有年的數字是從00～99。
(3)如果在建立病案時不知道出生日期，就需要臨時用假號代替，一旦知道了生日就要變更號碼，給管理帶來不便。有人認為此法并不是一個好的方法。
3.社會安全編號 使用社會安全號主要是在美國。與身份證號碼使用相似，所不同的是有些病人可能不只有一個安全號，醫院不能控制和核實社會安全號的發放情況，只能使用它，造成號碼的不連貫。
4.家庭編號 以家庭為單位，一個家庭發給一個號，再加上一些附加數字表示家庭中的每一成員。
例如：家庭號碼為7654附加號碼為01=家長(戶主)02=配偶03以后的數字=孩子或家庭其他成員
家庭中每一位成員的病案(或稱之為健康檔案)分別用一個夾子(或袋子)保存，然后將所有的病案以家庭為單位按數字順序分組排列。
在一些地區的社區醫療單位分片劃區管理，以社區街道或里弄門牌號碼或居民樓牌號碼建檔，強調以家庭為單位。家庭編號適用于那些門診治療中心、社區醫療單位及街道保健部門的健康咨詢、預防保健等。
此方法的主要缺點是當家庭成員發生變化時，如結婚、離婚、病故等造成家庭人數和其他數字的變化，特別是要改變病人姓名索引資料。
5.冠年編號 即在數字號碼前冠以年號。年與年之間的號碼不連貫。
例如：1992年的病案號自92—00001開始編號
1999年的病案號自99—00001開始編號
此種方法的優點是可以直接從病案編號上獲得每年病案發展的情況，但其缺點也是顯而易見的。
三 號碼的分派
一個好的病案管理系統應能有效地控制病案，從病人一入院建立病案時就應對其實行有效的管理，要建立有關的登記、索引和號碼的分派等，不要在病人出院后再做這些工作，只有在病人入院時或住院期間做好病案的登記工作，才較易獲得完整準確的資料。
號碼的分派有兩種主要方式：
(一)集中分派
通常只有病案科負責分派號碼。
無論是手工操作還是利用電化設備工作，號碼的分派過程都應進行清晰地記錄和控制，保證號碼的準確發放。
(二)分散分派
如有若干個登記處，病案科應將事先確定好的大量供新病人使用的幾組號碼同時發放到各登記處。每組號碼的數量應由每個登記處的工作量而定，這些號碼應加以限制并應小心控制，登記處應將每日號碼發放的情況反饋給病案科。在每個獨立的登記處，當他們的計算機可用于核實病人姓名索引并同時得到下一個病案號時就可以進行號碼的分派。但要注意，如果有很多人負責分派號碼就會增加號碼重復使用的可能性，因此應有一套控制措施。
參 考 文 獻
[1]張穎捷.病案管理流程監控系統應用淺析.中國病案 2006年第08期.
[2]陳俐,鄒郢,呂紅梅,謝靜東.病案管理使用分析[J]解放軍醫院管理雜志, 2006, (08) .
[3]王婕,章凡.淺論新形勢下的病案管理[J]西南軍醫, 2006, (06) .
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